Ma már egyre több vállalkozás ismeri fel a fontosságát az iratok archiválásának. 

Egyrészt törvényi kötelesség is, másrészt üzleti érdek, hogy megfelelő rendszerben, áttekinthetően legyenek rendszerezve az egyes dokumentumtípusok. 

Külön-külön kimenő és bejövő számlák, banki bizonylatok, beszámolók, szerződések, bérpapírok és a többi... 

Ha már az alap szelektálás megoldott, jön a jogos igény arra, hogy ne csak rendezettség, hanem biztonsági másolat is legyen az archívumról. 

Miért kell a másolat?

Már csak azért is, mert egy hőpapírra nyomtatott számla például egészen biztosan nem fog kihúzni 8 évet olvashatóan (amíg a megőrzését előírja a számviteli törvény). A leggondosabb tárolás mellett is 4-5 év alatt teljesen kifakul a szöveg rajta. 

Márpedig elég sok helyen kapunk hőpapíros számlát (pl. egyes posták, IKEA, OBI, Tesco, Auchan, és még napestig sorolhatnánk). Mert egyszerűbb, helytakarékosabb és olcsóbb, ha a pénztárgéppel nyomtatják ki a számlát is, mint külön-külön tintasugaras nyomtatókat tenni minden kasszához. 

Ezekről egy egyszerű fénymásolt példány is már sokkal jobb megoldás, de ma már 2019-et írunk. 

Egyre jobban átjárja a mindennapokat a vállalati szegmensben is a környezettudatosság, és elterjedtebb, hogy ne fénymásolat készüljön az iratokról, hanem digitális másolat, azaz szkenneljék be őket. 

A legtöbb irattal nincs is semmi gond általában, hiszen döntő többségük A4 méretnél kisebb, így egy olcsó síkágyas szkenner is elegendő hozzá, és persze Gizike, a mindenes is el tud vele bíbelődni (ha bérelsz, vagy vásárolsz egy nagy multifunkciós nyomtatót, ami akár A3-as méretet is tud kezelni, egy kicsit jobb a  helyzet, de az folyamatos havi költség, és csak részben oldja meg a problémát).

A baj akkor van, amikor egy hőpapíros számla A4 méretnél hosszabb, így csak részletekbe lehet beszkennelni. 

Azaz különálló képekként lesz meg egy számla. Így már sokkal nehezebb átlátni az összetartozó fájlokat, és gyakoribb, hogy lemarad a vége például. A könyvelőd az ilyet különösen értékeli... 

Erre 3 megoldás van alapvetően: 

• a részleteket megpróbáljuk egyben kezelni pl. Száma20190621_1, Számla20190602_2 megnevezéssel vagy összefűzve egy pdf-be őket (és elég 1-1 karaktert elgépelni, máris szanaszét keverednek a mappába a fájlok)
• digitálisan összeillesztjük őket (ehhez már azért kell egy kis képszerkesztői tudás, hiszen pl. Photoshoppal tudod megoldani és azért nem kevés plusz idő ez a megoldás). 
• egyben szkenneljük őket adagolós szkennerrel a síkágyas helyett így egy irat egy kép lesz. 

Utóbbival az az igazi gond, hogy általában drágább és az esetek többségében önálló lelkülete van. Többszáz-féle beállítással, speciális tisztítási móddal, drága pótalkatrészekkel kell tervezned, hogy normálisan szkenneljen. 

Az adagolós szkennerek hajlamosak több oldalt berántani egyszerre, összegyűrni vagy ferdén szkennelni az oldalakat, így állandó felügyeletet igényelnek. Ezzel szemben a lapszkennert nyugodtan otthagyhatod, meg fog várni az elkészült digitalizálással, igaz csak oldalanként tudsz vele haladni, mert neked kell cserélgetni a lapokat. 

És a bedigitalizált irat még mindig csak egy kép lesz. 

Mennyire használható egy fotóként vagy pdf-be szkennelt irat?

Nagyjából semennyire. 

A beszkennelt képek között talán még a papíralapúnál is nehezebb keresgélni, ha nem történt szövegfelismerés a dokumentumon. Ha nagyon gondosak vagyunk a fájl elnevezésénél (minél több az irat, annál kevésbé szokott sikerülni a vége pedig egy nagy halom image_0001; image_0002 nevű fájl), akkor egy beszédes fájlnév segíti az irat kikeresését (pl. Emlékmentő_számla_2019_00023), de ha nem a számla sorszámát tudjuk, hanem az ügyfél nevét... hát ez sem lesz elég. 

Éppen ezért nem elég a szkennelés, ha egy használható archívumot szeretnél építeni a céges dokumentumokból. 

A jó megoldás a szövegfelismerés lefuttatása a dokumentumon, így tartalmilag is kereshetővé válnak az iratok. Az egyetlen gond a tartalmi felismeréssel, ha kézzel írott szöveg is van, mert azt jellemzően nem tudják az OCR szoftverek értelmezni. 

Ezeknek a programoknak a használata szintén komoly rutint igényel, nem véletlen, hogy az archiválás önálló szakma. 

Most, hogy már egy kicsit belelátsz a céges iratkezelés kihívásaiba, itt a lehetőség, hogy teljessé tedd a tudásod!

Összeállítottunk egy 5 részes oktatósorozatot arról, hogyan is kell(ene) kezelni a céges dokumentumokat úgy, hogy a törvényi előírásoknak is megfelelj, és még egy használható rendszered is legyen. 

Töltsd ki az űrlapot és máris küldjük az első részt!